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一般財団法人沖縄観光コンベンションビューロー 個人情報保護方針

個人情報保護方針

一般財団法人沖縄観光コンベンションビューロー個人情報保護取り扱い要綱 制定 平成 19 年 10 月5日 改正 平成 24 年 4月1日 改正 平成 25 年 4月1日 (目的) 第1条 本要綱は、一般財団法人沖縄観光コンベンションビューロー(以下「ビューロー」という) における個人情報の取り扱いに関する基本的事項を定め、業務の適性かつ円滑な運営を図り、も って個人の権利利益を保護することを目的とする。 (定義) 第2条 本要綱において、「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって当該情報に含ま れる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と 照合することができ、それにより特定の個人を識別できることとなるものを含む。)をいう。 2 本要綱において「保有個人情報」とは、ビューローの役職員が、職務上作成し、又は、取得し た個人情報であってビューロー職員等が組織的に利用するものとしてビューローが保有してい るものをいう。但し、ビューローの保有する情報の公開に関する事項に規定する文書に記録され ているものに限る。 3 この要綱において「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。 (対象となる個人情報の範囲) 第3条 本要綱は、コンピューター・システムにより処理されているか否か、および書面に記録さ れているか否か等を問わず、ビューローにおいて扱われるすべての個人情報を対象とする。 (ビューローの責務) 第4条 ビューローは、個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報を取り扱うときは、個人情報 の取り扱いに留意しつつ、必要な措置を講ずるとともに個人情報がみだりに公にされることのな いように配慮しなければならない。 2 ビューロー職員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は、不当な目的に使 用してはならない。その職を退いた後も同様とする。 (収集の制限) 第5条 ビューローは、個人情報を収集するときは、個人情報を取り扱う事務の目的を明確にし、 当該事務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければな らない。 2 ビューローは、思想・信教・信条に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報に ついては、収集してはならない。ただし、法令又は条例(以下「法令等」という。)に定めがあ る場合及び個人情報を取り扱う事務の目的を達成するために当該個人情報が必要かつ欠くこと ができない場合は、この限りでない。 3 ビューローは、個人情報を収集するときは、本人からこれを収集しなければならない。ただし、 次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。 (1)本人の同意があるとき (2)法令等に定めがあるとき。 (3)出版、報道等により公にされているとき。 (4)人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。 (5)所在不明、精神上の障害による事理を弁識する能力の欠如等の事由により、本人から収集す ることができないとき。 (6)争訟・選考・指導・相談等の事務で本人から収集したのではその目的を達成しえ得ないと認 められるとき、又は、事務の性質上本人から収集したのでは事務の適正な執行に支障が生じると 認められるとき。 (適正管理) 第6条 保有個人情報は目的に応じ必要な範囲内において正確かつ最新の状態に保つように管理 するものとする。又、漏えい・滅失・毀損の防止その他適正な管理のために必要な措置を講じな ければならない。 2 保有の必要がなくなった保有個人情報については、速やかに消去または、これを記録した文書 等を破棄しなければならい。ただし歴史的資料等として保有される場合はこの限りでない。 (委託・受託等に伴う措置と責務) 第6条 個人情報を取り扱う事務を委託しようとするときは、個人情報の保護に関し必要な監督を 行う等の措置を講じなければならない。又、これを受託した者は個人情報の漏えい・滅失・又は 毀損の防止その他適正な管理のための必要な措置を講じなければならない。 2 受託事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た情報をみだりに 他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。 (利用及び提供の制限) 第7条 ビューローは保有個人情報を取り扱う事務の目的外目的のために保有個人情報を社内利 用又は社外に提供してはならない。ただし、本人の同意や、法令等・社会公益上必要相当な理由 が認められる場合はこの限りでない。 2 ビューローは保有個人情報の社外提供を受ける者に対して、使用目的・使用方法等適切な取り 扱について必要な措置を講じなければならない。 (開示の申出) 第8条 何人も、ビューローが保有する自己を本人とする保有個人情報の開示の申出をすることが できる。 2 未成年若しくは成年被後見人の法定代理人又は開示の申出をすることにつき本人が委任した 代理人(以下「法定代理人等」という。)は、本人に代わって開示の申出をすることできる。 (開示の申出方法) 第9条 開示の申し出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した開示申出書を提出しなけれ ばならない。 (1)氏名及び住所又は居所 (2)保有個人情報を特定するために必要な事項 (3)その他別に定める事項 2 開示の申し出をしようとする者は、自己が当該開示の申出に係る保有個人情報の本人又はその 法定代理人等であることを証明する書類を提出又は、提示しなければならない。 3 開示申出書に形式上の不備があるとみとめるときは、開示の申出をしたもの(以下「開示申出 者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合ビュー ローは補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。 (開示申出に対する決定) 第 10 条 開示の申出があった日から 14 日以内に、開示の申出にかかる保有個人情報の全部もしく は一部を開示する旨の決定(以下「開示決定」という。)または開示しない旨の決定(開示の申 出を拒否するとき及び保有個人情報を保有していないときを含む。)をしなければならない。た だし、前条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては当該補正に要した日数は算入しない。 2 前項の決定(以下「開示決定等」という。)をしたときは、開示申出者に対して、遅滞なく書 面によりその旨の通知をしなければならない。 3 やむを得ない理由により第1項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、 開示の申出があった日から 60 日を限度としてその期間を延長することができる。この場合にお いてビューローは、速やかに延長後の期間及び延長の理由を開示申出者に書面により通知しなけ ればならない。 4 第1項の規定により保有個人情報の全部又は一部を開示しないときは開示申出者に対し第2 項に規定する書面により理由をしめさなければならない。 5 当該決定に係る保有個人情報に外部(ビューロー以外)との協力作成又は取得した個人情報が 含まれているときは、あらかじめ、これらのものの意見を聞くことができる。 6 開示の申出に係る保有個人情報に開示請求者以外のものに関する情報が含まれている場合は、 開示決定等に先立ち、当該開示申出者以外のものに対し記録された当該文書等通知し意見書を提 出する機会を与えることができる。 7 前項の規定により意見書の提出の機会を与えられた開示申出者以外のもの(以下「第3者」と いう。」)が開示に反対の意思表示をした場合において、開示決定をするときは、決定の日と、開 示をする日との間に少なくとも2週間置かなければならない。 この場合において開示決定後直 ちに当該意見書を提出したものに対し、開示決定した旨及びその理由並びに開示をする日を書面 により通知しなければならない。 (開示の方法) 第 11 条 保有個人情報の開示は、前条2項の規定による通知書により指定する日時及び場所にお いて、行う。この場合開示申出者は、自己が当該開示申出者に係る保有個人情報の本人又はその 法定代理人等であることを証明する書類等の提出又は提示をしなければならない。 2 当該保有個人情報が文書・図画又は写真に記録されているときは閲覧又は写しの交付により、 フィルムに記録されているときは視聴又は写しの交付により、電磁的記録に記録されているとき は、視聴・閲覧写しの交付等でその種別、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法により 行う。 3 開示の申出に係る保有個人情報が記録された文書等を直接開示することにより、当該保有個人 情報が記録された文書等の保存に支障が生ずるおそれがあると認められる場合は、その文書等の 写しにより開示することができる。 (保有個人情報の開示の義務) 第 12 条 開示の申出があったときは、保有個人情報に次の各号のいずれかに該当する情報(以下 「非開示情報」という。)が含まれている場合を除き、開示申出者に開示しなければならない。 (1)法令等に基づき開示できないと認められる情報 (2)開示申出者以外の個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く)であっ て、当該情報に含まれる、氏名・生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるものま たは、特定の個人は識別できないが、開示することにより個人の権利利益を害するおそれのある もの。ただし次に掲げる情報を除く イ 法令等により慣行として、開示申出者が知ること又は知りえる情報。 ロ 人の生命・健康・生活又は財産を保護するため、開示が必要であると認められる情報。 ハ 当該個人が公務員等である場合または、ビューロー役職員でその職務遂行に係る情報であると きは、その職務遂行内容に係る部分。 (3)法人等開示申出者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することによ り当該法人等又は当該事業を営む個人の競争上又は事業運営上の地位その他社会的な地位が損 なわれると認められるもの。ただし、人の生命・身体・生活等を保護するため開示が必要と認め られるものを除く。 (4)第三者がビューローの要請を受けて開示しないとの条件で任意に提供した情報で開示するこ とによりその信頼が不当に損なうことになる情報。ただし、人の生命・身体・生活等を保護する ため開示が必要と認められるものを除く。 (5)法定代理人等による開示の申出がなされた場合において、開示することが当該被代理人の利益 に反すると認められる情報。 (一部開示) 第 13 条 開示の申出に係る保有個人情報に非開示情報が含まれている場合において、当該部分を 容易に区分して除くことができるときは、当該部分を除いた部分について開示しなければならな い。 2 開示の申出に係る保有個人情報に前条第2項の情報が含まれている場合において、当該情報の うち氏名・生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別できることとなる部分を除くこ とにより、開示しても当該個人の権利利益が害されないと認められるときは、当該部分を除いた 部分は、同項の情報に含まれないものとみなし前項の規定を適用する。 (保有個人情報の存否に関する情報) 第 14 条 当該開示の申出に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報 を開示することとなるときは、ビューローは、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当 該開示の申出を拒否することができる。 (訂正の申出ができる者) 第 15 条 何人も、自己を本人とする保有個人情報に事実の誤りがあると認めるときは、ビューロ ーに対しその訂正の申出をすることができる。 (訂正の申出の方法) 第 16 条 訂正の申出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した訂正申出書を提出しなけれ ばならない。 (1)氏名及び住所又は居所 (2)当該保有個人情報を特定するために必要な事項 (3)訂正を求める内容 (4)その他、ビューローが指定する必要事項 2 訂正の申出をしようとする者は、当該訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類 等を提出又は提示しなければならない。 (訂正の申出に対する決定) 第 17 条 訂正の申出があった日から30日以内に、必要な調査を行い保有個人情報を訂正する旨 又は訂正しない旨の決定をしなければならない。ただし、補正を求めた場合の日数は当該期間に 算入しない。 2 前項の訂正をする、決定をした場合訂正申出者に対し遅滞なく通知をしなければなない。又、 訂正をしない旨を決定した場合はその旨の理由記載し書面にて通知をしなければならない。 (利用停止の申出) 第 18 条 何人も、自己を本人とする保有個人情報が当該要綱第 5 条関係及び第 7 条関係に違反し て収集、利用、提供されていると認めるときは、利用停止の申出をすることができる。 2 第 5 条関係に違反して収集された場合は利用の停止、消去、第 7 条関係の違反は提供の停止 (利用停止の申出方法) 第 19 条 前条の規定に基づき申出をしようとする者は次に掲げる事項を記載した利用停止申出書 を提出しなければならない。 (1)氏名及び住所又は居所 (2)当該保有個人情報を特定するために必要な事項 (3)当該申し出の趣旨及び理由 (4)その他、ビューローが指定する必要事項 (利用停止の申出に対する決定) 第 20 条 停止の申出があった日から30日以内に、必要な調査を行い保有個人情報を停止する旨 又は停止しない旨の決定をしなければならない。 ただし、補正を求めた場合の日数は当該期間 に算入しない。 2 前項の停止をする、決定をした場合停止申出者に対し遅滞なく通知をしなければなない。又、 停止をしない旨を決定した場合はその旨の理由を記載し書面にて通知をしなければならない。 (費用の負担) 第 21 条 第 11 条の規定により、開示を行う者はそれに要する費用を負担しなければならない。 (苦情の処理) 第 22 条 ビューローは、個人情報の取り扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応しなけ ればならない。 又、この目的の達成に必要な体制の整備に努めなければならない。 (異議の申出) 第 23 条 開示申出者・訂正申出者・利用停止申出者は、ビューローがした決定等に不服があると きは、書面により異議の申出をすることができる。 2 前項の当該決定等があったことを知った日から 60 日以内にしなければならない。 3 異議申出があった場合は当該対象となった決定等について再度の検討を行った上で書面によ り回答しなければならない。 (組織及び職責・実施担当 第 24 条 ビューローにおいて、本要綱の周知教育実施等の適切運営をおこなうため次に掲げる責 務者を配置する。 (1) 個人情報保護責任者 本要綱に定められた事項を理解及び遵守するとともに個人情報の収集、利用、または提供に従 事する者にこれを理解、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の責務を 負う。事務局長を以ってその任とする。 (2) 個人情報保護管理責任者 本要綱に定められた事項を理解及び遵守するとともに個人情報の収集、利用、または提供に従 事する者にこれを理解させ安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責務を負い、個人 情報保護責任者を補佐する。企画総務部長を以ってその任とする。 (3) 個人情報保護管理者 本要綱に定められた事項を理解及び遵守するとともに個人情報の収集、利用、または提供に従 事する者にこれを理解させ安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責務を負う。部長 及び館長、事業所長を以ってその任とする。 (4) 個人情報取扱者 本要綱に定められた事項を理解及び遵守するとともに個人情報の収集、利用、または提供に従 事する際に安全対策等を実施し保有個人情報を取り扱う責務を追う。各セクションに於いて個人 情報保護責任者の指名を以ってその任とする。 (5) 個人情報教育及び苦情・相談窓口・担当者 個人情報教育担当者は、本要綱に定められた事項を理解し遵守するとともに、職員等に本要綱 を遵守せるための教育訓練を企画・運営するとともに、利用者からの個人情報に係る問い合わ せ・苦情等を受け付けて対応するとともに、相談内容を分析し再発防止等を検討し、本要綱の運 営に反映させる任を負うものとする。個人情報保護責任者の指名を以ってその任とする。 (教育の実施) 第 25 条 職員等は、教育担当者が主催する本要綱を遵守させるための教育研修を受けなければな らない。研修の内容及びスケジュールは、事業年度ごとに教育担当者が定める。 (委員会の設置) 第 26 条 本要綱の適正な管理の監視及び制度運営上必要な事項の検討等(情報データ等の整備・ 削除)を行う為個人情報保護委員会(以下委員会という。)を設置する。 2 委員会は、苦情・相談及び異議申し立て等の意見を聴き適切な対応をするものとする。 3 委員は、各部所より選任するものとする。 (罰則規定の適用) 第 27 条 本要綱に故意に違反した者、あるいは違犯行為を知りえて、看過した職員は、OCVB 就業規定に基づき、解雇を含む罰則の対象となる。 附 則 本要綱は、平成 19 年 10 月5日から施行する。 本要綱は、平成 19 年 12 月1日から適用する。 附 則 本要綱は、平成 24 年4月1日から施行する。 附 則 本要綱は、平成 25 年4月1日から施行する。


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